Yritystapahtuman valosuunnittelu on yleensä monimutkainen ja aikaa vievä prosessi. Tilan, rakenteiden, somisteiden ja tapahtumatekniikan hahmottaminen ja mallintaminen kokonaiskuvaksi alkaa jo suunnitteluvaiheen alussa ja tarkentuu koko matkan aina tuotantovaiheeseen saakka. Muuttuvia tekijöitä ja itse tekijöitä on matkan varrella yleensä niin paljon ja tapahtuman suunnitteluun varattu aika rajallinen, että kaikkia pieniä yksityiskohtia ei koskaan saada täydellisesti varmistettua ennen tuotantovaihetta. Hyvän suunnittelun lisäksi onnistunut tapahtumatoteutus vaatii tuotantovaiheessa ammattitaitoa ja joustavuutta.
Valaistuksen suunnittelussa ja hahmottamisessa on apuna valosuunnittelu- ja visualisointiohjelmat joiden avulla saadaan jo suunnitteluvaiheessa tapahtumasta ja valaistuksesta hyvä yleiskuva. Visualisointiohjelmaan mallinnetaan tarkka tapahtumapaikka ja tapahtuman tärkeimmät elementit esiintymislavoineen, kalusteineen ja somisteineen. Mallinnus on aikaa vievää ja tärkein tavoite on saada sen pohjalta suunniteltua tapahtuman tekninen toteutus valaistuksineen. Valosuunnitteluohjelman avulla saadaan myös etukäteen ohjelmoitua valaistustilanteet sekä luotua tarkat tekniset kuvat itse asennustyötä varten. Tällä säästetään aikaa rakennusvaiheessa.
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty!